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一、辦公室8S管理之設(shè)備管理標(biāo)準(zhǔn)
1、公用的工具(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等)應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置;
2、請愛護(hù)辦公室有關(guān)設(shè)備,請勿損壞。
二、辦公室8S管理之私人物品管理標(biāo)準(zhǔn)
1、私人用品和辦公用品分開放置;
2、私人用品不宜過多,原則上不超過一個(gè)抽屜;
3、私人用品應(yīng)置于抽屜的下層;
4、不可出現(xiàn)“雜物”標(biāo)識(shí)。
三、辦公室8S管理之框架管理標(biāo)準(zhǔn)
1、文件/物品必須分層、分類管理
例如:人事管理檔案類、發(fā)文、來文、會(huì)議紀(jì)要等。
2、各文件柜(架)內(nèi)物品都必須按輕重決定置于哪層。一般輕的物品/文件放上層,重的放下層;
3、各文件柜(架)內(nèi)物品都必須按照使用的頻率決定置于哪層。一般是使用頻率高的置于拿取方便的中間位置,使用頻率低的置于偏高或偏低的位置;
4、標(biāo)識(shí)明確;
5、定期清掃,保持干凈無塵。
四、辦公室8S管理之資料/物品管理標(biāo)準(zhǔn)
1、清理過期資料;
2、每冊資料都需要有明確的標(biāo)識(shí):①資料名稱②定位標(biāo)識(shí)③編號(hào);
3、每次使用過的資料都必須按指定的位置歸回原處;
4、保持資料干凈整齊。
五、辦公室8S管理之電腦文件管理標(biāo)準(zhǔn)
1、建立電腦文件目錄文檔;
2、個(gè)人文件與公司文件區(qū)分放置并標(biāo)識(shí)清楚,個(gè)人文件不做要求;
3、公司文件要進(jìn)行文件分類并標(biāo)識(shí)清楚;
4、公司文件加密與不加密的文件要用標(biāo)識(shí)區(qū)分清楚。
注:1、部門內(nèi)有多種表格時(shí),需分類管理;
2、為了方便查找,可以用不同的圖標(biāo)分開;
3、定期清理不用、過期的表格。
六、辦公室8S管理之桌面狀態(tài)
1、清理不要物;
2、可定置于桌面的物品為:電腦、文件框、電話、筆筒、臺(tái)歷、水杯,并要求定位;
3、工作時(shí)可有需處理的文件資料等置于桌面,但人長時(shí)間(0、5H以上)離開時(shí),文件、資料必須歸位;
4、保持桌面清潔。
七、辦公室8S管理之桌底狀態(tài)
1、清理不要物(包括私人鞋物);
2、文件資料/產(chǎn)品等不可直接置于桌底;
3、離開座位時(shí),椅子要推近桌子;
4、垃圾桶不可外露,置于桌底;
5、保持地面干凈。
八、辦公室8S管理之抽屜狀態(tài)
1、辦公用品、文件資料、私人用品必須按類別分抽屜放置;
2、一個(gè)抽屜內(nèi)有幾種物品時(shí),想辦法將物品固定,避免來回開關(guān)抽屜時(shí)物品亂動(dòng);
3、定期清理,保持干凈無塵。
九、辦公室8S管理之線束整理
1、電源線過長過多需繞成15~20cm長,用扎帶或扭套固定兩端;
2、或?qū)⒕€束嵌入套管,露出部分用扎帶固定;(不可給其他操作造成障礙,避免意外斷電)
3、電源排插應(yīng)固定。
十、辦公室8S管理之開關(guān)標(biāo)識(shí)
1、保持干凈;
2、功能完好;
3、控制區(qū)域/功能明確。
十一、辦公室8S管理之空調(diào)狀態(tài)
1、明確管理責(zé)任人;
2、運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)目視管理;
3、確保功能完好。
十二、辦公室8S管理之張貼管理
1、清理過期的張貼物;
2、所有張貼物都需定位,墻上張貼物要明確區(qū)域;
3、公司通知、公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置上,不可有隨處張貼現(xiàn)象;
4、工作臺(tái)需要的張貼物(備忘錄等)不可隨意貼,要求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附(不能超過2張A4紙位置),玻璃窗上不宜張貼通知/資料;
5、保持張貼物的清潔。
十三、辦公室8S管理之公示管理
1、通告/公示欄;
2、員工寄語;
3、輪值管理。
十四、辦公室8S管理之會(huì)議室
1、不要物清理;
2、會(huì)議室標(biāo)識(shí);
3、使用狀態(tài)標(biāo)識(shí);
4、預(yù)約管理;
5、會(huì)議要求。
十五、辦公室8S管理之其他
1、員工必須儀容儀表端莊、整潔,工作時(shí)間佩戴工牌,佩戴在顯要位置,男員工戴在左胸西服或者襯衫口袋上沿,女員工戴在相當(dāng)于男員工左胸西服或者襯衫口袋上沿的位置;
2、請勿在辦公場所講不文明用語,在辦公室不能嬉笑、打鬧;工作時(shí)間請勿開低級(jí)玩笑;
3、請勿破壞性地使用和對(duì)待公司物品;借用他人或公司的東西,使用后應(yīng)及時(shí)送還或歸放原處;
4、工作時(shí)間無事請勿串辦公室;未經(jīng)同意不得隨意開同事的抽屜、柜子、使用他人的電腦等物品,不得隨意翻看同事的文件、資料等;
5、上班時(shí)間,不能做與工作無關(guān)的行為如玩游戲、看電視等;
6、公司內(nèi)部門經(jīng)理(含)以上建議以職務(wù)稱呼,其他員工可直呼其名;對(duì)客人如果知道職務(wù),建議以職務(wù)稱呼;如果不知道職務(wù),建議以先生、女士等相稱;
7、不能在公共辦公室和其他公共場所內(nèi)吸煙;如果吸煙,請到指定位置吸煙。
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