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整理編輯:精卓咨詢5S培訓(xùn)機(jī)構(gòu)
起源于日本的5s管理——整理(SEIRI)、整頓(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SEIKETSU)、素養(yǎng)(SHITSUKE),目前已被國內(nèi)各行各業(yè)推廣應(yīng)用。企業(yè)如何對員工進(jìn)行簡短的5s培訓(xùn)?精卓咨詢5s管理顧問這樣說:
5s培訓(xùn)需要文化的支持,5S文化的實施需要長期地進(jìn)行,直到達(dá)到習(xí)慣為止。 5S需要工作流程做先鋒,不要認(rèn)為學(xué)了5S,培訓(xùn)完就OK。每一個公司的部門都能用到5S管理,達(dá)到每一個步驟體現(xiàn)在最細(xì)微的行動上,并保持下去,形成習(xí)慣。要求每一名員工把自己的工作分類、整理,自己安排工作行程,保持桌面和工作秩序的按步就班,形成規(guī)律和框架,讓后來的員工能夠很快上手接替自己的工作。保持是一個長期的過程,每天培訓(xùn)的結(jié)果就是按照21天來規(guī)劃,總結(jié)。達(dá)到率的完成情況。下面將以一個公司5s管理故事讓企業(yè)更懂得怎樣推行5s管理制度。
關(guān)于k公司的5S管理故事分享
K公司是一家印刷企業(yè),主要做包裝用瓦楞紙箱、絲網(wǎng)印刷和傳統(tǒng)的膠印業(yè)務(wù)。2年前,公司上馬了一套“印刷管理信息系統(tǒng)”,在競爭非常激烈的印刷市場上,確實發(fā)揮了很大的作用。此時的公司總經(jīng)理侯先生,開始把目光瞄準(zhǔn)了全數(shù)字印刷領(lǐng)域。
接受5S挑戰(zhàn)
K公司與香港某公司洽談中的合資項目,是在K公司引進(jìn)新的數(shù)字印刷設(shè)備和工藝,同時改造公司的印刷信息系統(tǒng)。
然而,與港商的合資談判進(jìn)行得并不順利。對方對K公司的工廠管理,提出了很多在侯總看來太過“挑剔”的意見:比如倉庫和車間里的紙張、油墨、工具的擺放不夠整齊;地面不夠清潔、印刷機(jī)上油污多得“無法忍受”;工人的工作服也“令人不滿”……
后來,在合資條款里,投資者執(zhí)意將“引入現(xiàn)代生產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)場管理的5S方法”,作為一個必要的條件,寫進(jìn)了合同文本。
剛開始的時候,侯總和公司管理層覺得港方有點“小題大做”?!安痪褪亲鲎鲂l(wèi)生,把環(huán)境搞得優(yōu)美一些”,侯總覺得這些事情太“小兒科”,與現(xiàn)代管理、信息化管理簡直不沾邊。
不過,為了合資能順利進(jìn)行,侯總還是滿口答應(yīng)下來。
幾個月的時間過去了,侯總回想起來這些‘雞毛蒜皮的小事’,“有一種脫胎換骨的感覺”。
“雞毛蒜皮”的震撼
推廣20世紀(jì)50年代就風(fēng)靡日本制造企業(yè)的“5S管理方法”,需要做大量的準(zhǔn)備和培訓(xùn)工作。
從字面上說,5S是指5個以日語單詞的羅馬注音“S”為開頭的詞匯,分別是:清理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、整潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke)。
這5個詞,以及所表達(dá)的意思聽上去非常簡單。剛開始的時候,大家很不以為然。
幾天后,港方派來指導(dǎo)5S實施的Mak先生,通過實地調(diào)查,用大量現(xiàn)場照片和調(diào)查材料,讓K公司的領(lǐng)導(dǎo)和員工,受到了一次強(qiáng)烈的震撼。
Mak發(fā)現(xiàn),印制車間的地面上,總是堆放著不同類型的紙張,里面有現(xiàn)在用的,也有“不知道誰搬過來的”;廢棄的油墨和拆下來的輥筒、絲網(wǎng),躺在車間的一個角落里,沾滿了油膩;工人使用的工具都沒有醒目的標(biāo)記,要找一件合適的工具得費很大的周折。
倉庫里的情況也好不到哪里。
堆放紙張、油墨和配件的貨架與成品的貨架之間只有一個窄窄的、沒有隔離的通道,貨號和貨品不相符合的情況司空見慣。有時候,車間返回來的剩余紙張與成令的新紙張混在一起,誰也說不清到底領(lǐng)用了多少。
Mak先生還檢查了侯總引以為榮的MIS系統(tǒng),查看了擺放在計劃科、銷售科、采購科的幾臺電腦,發(fā)現(xiàn)硬盤上的文件同樣混亂不堪。到處是隨意建立的子目錄,隨意建立的文件。有些子目錄和文件,除非打開看,否則不知道里面到底是什么。而且,Mak先生發(fā)現(xiàn),文件的版本種類繁多,過時的文件、臨時文件、錯誤的文件或者一個文件多個副本的現(xiàn)象,數(shù)不勝數(shù)。
在K公司里,長久以來大家對這樣一些現(xiàn)象習(xí)以為常:想要的東西,總是找不著;不要的東西又沒有及時丟掉,好像隨時都在“礙手礙腳”;車間里、辦公桌上、文件柜里和計算機(jī)里,到處都是這樣一些“不知道”—不知道這個是誰的;不知道是什么時候放在這里的;不知道還有沒有用;不知道該不該清除掉;不知道這到底有多少……
“在這種情況下”,Mak先生直率地問侯總,“你如何確保產(chǎn)品的質(zhì)量?如何確信電腦里的數(shù)據(jù)是真實的?如何鼓舞士氣?增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感和使命感?”最后一個問題,Mak指的是墻上貼的一個落著灰塵的標(biāo)語,“視用戶為上帝,視質(zhì)量為生命”。
清理、整頓、清掃
Mak把推進(jìn)5S的工作分為兩大步驟,首先是推進(jìn)前三個“S”,即清理、整頓、清潔。
清理,就是要明確每個人、每個生產(chǎn)現(xiàn)場(如工位、機(jī)器、場所、墻面、儲物架等)、每張辦公桌、每臺電腦,哪些東西是有用的,哪些是沒用的、很少用的,或已經(jīng)損壞的。
清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中間的殘次品、非必需品挑選出來,該處理的就地處理,該舍棄的毫不可惜。“特別是電子‘垃圾’”,Mak告戒管理人員,“可以讓你的工作效率大打折扣;不斷冒出來的文件查找、確認(rèn)、比較工作,會浪費大量的工作時間?!?/span>
整頓,就是要對每個清理出來的“有用”的物品、工具、材料、電子文件,有序地進(jìn)行標(biāo)識和區(qū)分,按照工作空間的合理布局,以及工作的實際需要,擺放在“伸手可及”、“醒目”的地方,以保證“隨用隨取”。
聽上去“整頓”很簡單,從Mak的經(jīng)驗來看,其實是很仔細(xì)的工作。比如電腦文件目錄,就是最好的例子。
“一般來說,時間、版本、工作性質(zhì)、文件所有者,都可以成為文件分類的關(guān)鍵因素”,Mak結(jié)合自己的體會,向大家詳細(xì)介紹了“什么是電子化的辦公”。對一個逐步使用電腦、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行生產(chǎn)過程管理和日常事務(wù)處理的公司而言,如何處理好紙質(zhì)文件和電子文件的關(guān)系,是養(yǎng)成良好的“電子化辦公”習(xí)慣的重要內(nèi)容。
“電子化的過程中,如果把手工作業(yè)環(huán)境里的‘臟、亂、差’的惡習(xí)帶進(jìn)來,危害是巨大的”,Mak說。
清掃,簡單說就是做徹底的大掃除。發(fā)現(xiàn)問題,就及時糾正。但是,“清掃”與過去大家習(xí)慣說的“大掃除”還有一些不同?!按髵叱敝皇蔷褪抡撌碌亟鉀Q“環(huán)境衛(wèi)生”的問題,而“清掃”的落腳點在于“發(fā)現(xiàn)垃圾的源頭”。用Mak的話說,就是“在進(jìn)行清潔工作的同時進(jìn)行檢查、檢點、檢視”。
爽朗心情
隨著3S(清理、整頓、清潔)的逐步深入,車間和辦公室的窗戶擦干凈了,衛(wèi)生死角也清理出來的,庫房、文件柜、電腦硬盤上的文件目錄、各種表單臺賬等“重點整治對象”,也有了全新的面貌。但是,包括侯總在內(nèi)的所有人,都沒有覺得Mak先生引進(jìn)的“靈丹妙藥”有什么特別之處。
不過,侯總承認(rèn),大家的精神面貌還是有了一些微妙的變化:人們的心情似乎比過去好多了,一些“不拘小節(jié)”的人的散漫習(xí)慣,多少也有了收斂;報送上來的統(tǒng)計數(shù)據(jù),不再是過去那種“經(jīng)不住問”的“糊涂賬”,工作臺面和辦公環(huán)境,的確清爽多了。
這當(dāng)然不是5S管理的全部。Mak先生結(jié)合前一階段整治的成果,向侯總進(jìn)言:“5S管理的要點,或者說難點,并非僅僅是糾正某處錯誤,或者打掃某處垃圾;5S管理的核心是要通過持續(xù)有效的改善活動,塑造一絲不茍的敬業(yè)精神,培養(yǎng)勤奮、節(jié)儉、務(wù)實、守紀(jì)的職業(yè)素養(yǎng)?!?/span>
按Mak的建議,公司開始了推進(jìn)5S管理的第二步:推行后兩個“S”,一個是整潔(Seiketsu),另一個是素養(yǎng)(Shitsuke)。
整潔的基本含義是“如何保持清潔狀態(tài)”,也就是如何堅持下去,使清潔、有序的工作現(xiàn)場成為日常行為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn);素養(yǎng)的基本含義是“陶冶情操,提高修養(yǎng)”,也就是說,自覺自愿地在日常工作中貫徹這些非?;镜臏?zhǔn)則和規(guī)范,約束自己的行為,并形成一種風(fēng)尚。
Mak進(jìn)一步說明道,后兩個“S”其實是公司文化的集中體現(xiàn)。很難想象,客戶會對一個到處是垃圾、灰塵的公司產(chǎn)生信任感;也很難想象,員工會在一個紀(jì)律松弛、環(huán)境不佳、浪費隨處可見的工作環(huán)境中,產(chǎn)生巨大的責(zé)任心,并確保生產(chǎn)質(zhì)量和勞動效率;此外,更不用說在一個“臟、亂、差”的企業(yè)中,信息系統(tǒng)竟然會發(fā)揮巨大的作用。
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