高校辦公文件如何運(yùn)用5S管理。為了給員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適的工作場(chǎng)所和空間環(huán)境，保持設(shè)備良好的運(yùn)行環(huán)境，提高設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)率。促進(jìn)公司特有的企業(yè)文化氛圍，達(dá)到提高員工素養(yǎng)、公司整體形象和管理水平人目的。所以很多企業(yè)都在推行5S管理，當(dāng)然高效辦公文件管理也是一樣的，所以在此，特推出高校辦公文件如何運(yùn)用5S管理的實(shí)施方法。

辦公室5S管理的目的：

辦公室5S包括多方面內(nèi)容，文件管理是主要項(xiàng)目之一，文件5S活動(dòng)的目的主要是為了提高辦公事務(wù)效率、減少查找文件的時(shí)間，創(chuàng)建干凈整潔的工作環(huán)境，同時(shí)也體現(xiàn)了公司整體管理水平的高低。衡量文件5S活動(dòng)水準(zhǔn)的一個(gè)重要指標(biāo)就是找出文件所需的時(shí)間。

5S管理方法：

1、5S管理－整理（Seiri）

5S管理整理的意思是將工作區(qū)的所有東西區(qū)分為“需要”和“不需要”，把“需要”的東西和“不需要”的東西分開，把“必要”的東西分開，把不需要的東西處理掉，5S管理的目的是騰出空間，防止誤用，營(yíng)造整潔的辦公環(huán)境。5S管理在實(shí)際工作中，辦公室經(jīng)常會(huì)收到各種文件。如果不及時(shí)進(jìn)行整理，文件就會(huì)堆積如山，文件丟失更嚴(yán)重。

發(fā)生這種情況時(shí)，我們需要做的第一件事就是對(duì)文件進(jìn)行5S管理分類。5S管理分類的原則是區(qū)分“立即使用”、“暫時(shí)使用”、“長(zhǎng)期不用”、“無需保存”，5S管理這樣分類有兩個(gè)含義：第一個(gè)含義是處理不必要的文件，這可以騰出空間。第二個(gè)含義是根據(jù)優(yōu)先級(jí)對(duì)需要保留的文檔進(jìn)行分類。

2、5S管理－整頓（Seiton）

5S管理整頓的意思是將所需文件置于工作人員能夠清楚理解和使用的狀態(tài)，推行5S管理即無需花時(shí)間查找狀態(tài)即可直接使用。這樣做的目的是讓文件放置一目了然，5S管理創(chuàng)建一個(gè)井井有條的辦公環(huán)境。要完成整頓過程，需要滿足以下三個(gè)要求：

①5S管理要求是確定文件的位置。比如老師的考勤文件應(yīng)該放在一樓的第一個(gè)文件柜。文件的位置已確定。

②5S管理要求是將它們分類。例如，教師應(yīng)將考勤放在第一個(gè)文件柜中，學(xué)生的考試文件應(yīng)放在第二個(gè)文件柜中。這是分類安排。

③5S管理要求是識(shí)別文件。這個(gè)過程非常重要，識(shí)別的合理性直接影響文件批量管理的效率。如何識(shí)別文件？我們要了解鑒別的基本知識(shí)。文件標(biāo)識(shí)可以使用單個(gè)數(shù)字、字母、文字或單詞的組合來表達(dá)一定的含義作為文件的標(biāo)識(shí)。5S管理的目的是使用簡(jiǎn)單易懂的符號(hào)。標(biāo)記目標(biāo)文件的位置。

3、5S管理－清掃（Seiso）

5S管理清掃的意思不只是打掃、清除，而是要經(jīng)常清掃，保持文件整潔。重點(diǎn)是“經(jīng)常”和“保持”。5S管清掃的目的是延續(xù)前兩個(gè)“S”的結(jié)果。比如有新文件時(shí)，直接按照整理整頓的要求，該清除的清除，需要保存的賦予新文件一個(gè)5S管理的標(biāo)識(shí)將其放在規(guī)定的位置，并將標(biāo)識(shí)的清單更新。這樣辦公室就不會(huì)出現(xiàn)文件積壓，文件也不會(huì)被遺忘或丟失。

4、5S管理－清潔（Seikeetsu）

5S管理清潔的意義在于將整理、整頓、清掃三個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化、制度化。5S管理清潔的目的是保持前三個(gè)“S”的成果，養(yǎng)成這些3S的工作習(xí)慣。試想一下，如果每六個(gè)月才整理一次文件，在實(shí)踐中就沒有意義了，文件又會(huì)堆積起來，失去前三個(gè)“S”的意義。“清潔”環(huán)節(jié)在以往的基礎(chǔ)上提出了更高的要求。5S管理目的是把“整理”、“整頓”、“清掃”作為良好的“習(xí)慣”，逐步形成文件管理的規(guī)范?！罢怼焙汀罢D”是描述正確的工作方法，“清掃”是強(qiáng)調(diào)把好的工作方法變成好習(xí)慣。“清潔”的意思是堅(jiān)持以良好的“習(xí)慣”為標(biāo)準(zhǔn)和制度去執(zhí)行。

5、5S管理－素養(yǎng)（Shit-suke）

5S管理素養(yǎng)的意思是每個(gè)人都按規(guī)定的要求執(zhí)行。這是一個(gè)廣泛的要求，要求每個(gè)人都遵守執(zhí)行，讓一個(gè)團(tuán)隊(duì)共同執(zhí)行。如果其他人不維護(hù)現(xiàn)有的秩序，現(xiàn)有的管理成果將在短時(shí)間內(nèi)丟失?？總€(gè)人的行為是不可能維持之前的“4S”的。只有集體維護(hù)才能維護(hù)整個(gè)辦公室文件管理發(fā)揮真正的作用。

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