一，文件5S管理整理

　　公司的文件5S管理工作中最突出的問(wèn)題是管理人員無(wú)法清楚地確定工作中形成的哪些文檔必須另存為文件。 然后，有必要澄清檔案的定義：國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織和在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的個(gè)人，并保留原始文本，圖像，聲音和其他原始記錄形式。 簡(jiǎn)而言之，企業(yè)文件是用于直接描述和反映公司活動(dòng)并保留各種公司文檔和材料以供將來(lái)參考的通用術(shù)語(yǔ)。 實(shí)際上，文檔以各種形式存在。 在日常的文件管理工作中，需要主要從三個(gè)方面來(lái)判斷文件是否是文件：它是由企業(yè)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中不斷積累形成的嗎？ 審查未來(lái)的工作是否有價(jià)值？ 是原始?xì)v史嗎？ 是的，它將作為文件保存并安全保存； 不，事件結(jié)束后將被消除。

　　二，5S文件的重組管理

　　由于文件是從文件轉(zhuǎn)換而來(lái)的，并且文件是逐年逐年制作的，而且雜亂無(wú)章，因此，只有按照某些程序和規(guī)則將文件集中保存才能將它們轉(zhuǎn)換成文件。 這時(shí)，合理使用5S管理和重組工具-識(shí)別和定位，將大大提高工作效率。 例如，如果公司組織會(huì)議，它將不可避免地產(chǎn)生許多相互關(guān)聯(lián)的文件和材料。 會(huì)議的組織者將逐漸積累這些文件和材料，并在形成文件之前系統(tǒng)地反映會(huì)議活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程。 因此，每個(gè)職能部門和每個(gè)員工應(yīng)始終圍繞其職能活動(dòng)進(jìn)行日常歸檔工作：在活動(dòng)計(jì)劃中是否考慮檔案的內(nèi)容和收集； 活動(dòng)中產(chǎn)生的文件是否被標(biāo)記； 是否按計(jì)劃收集文件； 是否有專門指定的存放地點(diǎn)； 文件傳輸過(guò)程中是否有跟蹤記錄。 只有滿足以上幾點(diǎn)的要求，才將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件科學(xué)地存儲(chǔ)在一起，從而可以系統(tǒng)地反映各種活動(dòng)的原始面貌，并清楚地識(shí)別和定位。

　　三，文件5S管理清理

　　檔案是歷史記錄，是鏈接過(guò)去，現(xiàn)在和未來(lái)的信息鏈接，具有不可替代的重要價(jià)值。 當(dāng)檔案形成過(guò)程中的文獻(xiàn)缺乏連續(xù)性和完整性時(shí)，檔案具有一定的局限性，不能真正反映歷史的全貌，其使用價(jià)值將大大降低。 這就要求所有職能部門和每個(gè)員工都要承擔(dān)自己的工作，并對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行5S管理和清理工作：一項(xiàng)活動(dòng)中的文件是否連續(xù)且完整； 文件存放處是否符合八防模式； 文件是否移交； 是否在文檔收集過(guò)程中確定問(wèn)題的原因并提出基本解決方案。 同時(shí)，該公司對(duì)文件的集中管理即將進(jìn)行。 以前的文件分散在各個(gè)部門或個(gè)人雇員的手中。 當(dāng)檔案部門采取有效的收集方法和措施時(shí)，各職能部門及其員工共同努力，不斷完善和完善。 還應(yīng)審查失蹤人員的狀況，以防止此類事件再次發(fā)生。

　　四，清理文件5S管理

　　企業(yè)檔案館真實(shí)地記錄了往復(fù)現(xiàn)象，使這一時(shí)刻成為永恒，為企業(yè)準(zhǔn)確地制定發(fā)展規(guī)律提供了可靠的依據(jù)，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。 沒有規(guī)章制度，該公司的文件5S管理系統(tǒng)已明確規(guī)定了歸檔工作的方向。 但是，所有職能部門和員工仍必須結(jié)合自己的工作，規(guī)范日常檔案管理工作程序，定期評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施效果是否得以維持，并研究維護(hù)和管理方法。

　　五，文件5S管理素養(yǎng)

　　這就要求每個(gè)職能部門和每個(gè)員工都要進(jìn)行培訓(xùn)，并要進(jìn)行以下方面的工作：檔案的基本知識(shí)，檔案的規(guī)章制度； 根據(jù)自己的職責(zé)，了解檔案的規(guī)章制度； 并遵守工作中的規(guī)章制度。 檔案管理部門有義務(wù)提供相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，通過(guò)全體員工的共同學(xué)習(xí)和協(xié)作，不斷完善檔案法規(guī)，提高檔案館5S的管理水平，形成良好的檔案管理氛圍，使檔案管理工作成為可能。 以基層工作為基礎(chǔ)，并成為每位員工都有提高工作素養(yǎng)的優(yōu)勢(shì)。